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关于完善学籍变动系统及学籍变动审批流程的通知

作者:研究生部    发布时间:2019-03-12 08:00    点击率:223

关于完善学籍变动系统及学籍变动审批流程的通知

各研究所研究生部:

为进一步提高学生学籍变动审批效率,从3月11日(周一)起对学籍变动审批系统进行完善升级,并对学籍变动审批流程做相应变更。变更后的审批流程,以系统内线上申请、审批为主,辅以线下签字审核。每个角色不再需要重复进行线上和线下的操作,不再需要相互寄送学籍变动审批表。现就学籍变动系统使用和审批流程做如下说明:

一、需要在学籍变动系统申请的学籍变动包括:休学、复学、退学、博转硕、调整专业、变更培养单位、保留入学资格、恢复入学资格、提前毕业。

二、学籍变动系统审批流程为:

1.学生在系统内填写、提交学籍变动申请;

2.学生通过系统打印已填写的审批表、本人签字确认;

3.学生导师及所在研究所所领导审核,并在审批表上签字;

4.教育干部上传导师及所领导签字后的学籍变动审批表,审核系统内学生提交的材料;

5.教育干部在系统内完成初审(同意提交,不同意驳回);

6.学生处复审(同意提交,不同意驳回);

7.校领导审批(同意提交,不同意驳回);

8.学生处同步数据、上传相关材料;

9.学生、研究所根据需要下载打印材料。

三、各角色权限及操作说明

学生:登录国科大教育管理业务管理平台http://sep.ucas.ac.cn——进入学籍变动审批系统——按要求填写内容、上传材料——提交申请——打印学变动审批表、本人签字确认——请导师及所领导审批签字。

导师、研究所领导:在学生学籍变动审批表上签字。

研究所教育干部:登录国科大教育管理业务管理平台http://sep.ucas.ac.cn——进入学籍变动审批系统——学籍变动审核——上传导师及所领导签字后的审批表,并审核相关材料——提交或驳回。

四、     需要说明及注意的几点问题:

1.如遇学生有特殊情况,不能自行在系统内提交申请,需让学生在线下填写学籍变动审批表后,由各研究所的教育干部老师代替学生进行申请,其他后续流程不变。学籍变动审批表可在系统内进行打印。教育干部操作页面如下:

 

2.变更培养单位的申请:需由学生转出研究所的负责老师在系统内审核提交(新导师及双方单位签字盖章后)。

3.提交学籍变动申请,各角色需关注的几个问题:

学生:在系统内提交学籍变动申请时,变动理由填写充分、详实;必要证明材料务必上传。

导师:审核学生学籍变动

表时,写明意见:“同意”或者“不同意”,写明日期。

教育干部:

(1)在系统内上传的学籍变动审批表电子版文件,要求为PDF、JPG格式的文件,务必以“学生姓名+研究所名称+学籍变动类型”命名。

(2)请务必保证上传学籍变动审批表电子版文件的清晰度,建议使用扫描仪扫描。

(3)可补充其他必要的材料。

4.已在系统内提交的申请处理方法:

(1)学生处已收到纸质版的变动申请,流程直接转到学生处复审环节。

(2)在系统内提交,但纸质版申请还未寄到学生处的变动申请,流程转到教育干部环节(所领导签字盖章后在系统内提交,不需要再邮寄纸质材料)。请教育干部将签好字的审批表上传至系统,并提交。纸质版的审批表不需再寄至学生处。

5.系统上线更新后,将不再接收线下纸质版学籍变动申请。

6.学生处在审批通过后,将备案材料扫描至系统内,供下载打印和备案,除退学证明之外的纸质材料将不再寄回各单位。

7.学生本人、导师及研究所领导签过字的学籍变动审批表,请在各单位留存备案,请相关老师务必妥善保存,以备查用。

系统在使用过程中,各位老师和同学如发现任何问题,请及时与我们联系、沟通。学生处的联系电话:62626682、8256139、88256304。系统问题也可直接联系网络中心88256622。感谢大家的理解与支持。

学生处

二〇一九年三月十一日

 
 
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